E-Book Tutorial E-Purchasing | BPBJ Kota Surakarta

✨ Panduan Resmi 2025

Tutorial
E-Purchasing
BPBJ Surakarta

Panduan lengkap pengajuan e-purchasing untuk OPD dan Pejabat Pengadaan — dari persiapan dokumen hingga pemantauan status di sistem terbaru.

🗺️ Alur Pengajuan

📊 Dashboard Baru

🏢 Tutorial OPD

👤 Tutorial PP

📅 Kalender

📋 Status & Catatan

📑

Daftar Isi

1

Alur Pengajuan

Gambaran besar proses e-purchasing

2–3

2

Dashboard & Fitur

Pengenalan dashboard sistem baru

4–5

3

Tutorial OPD

Login, pengajuan baru, pantau status, revisi

6–7

4

Tutorial Pejabat Pengadaan

Review dokumen, update status, e-katalog

8–9

5

Kalender Pengadaan

Kalender bulanan & jadwal Gantt

10–11

6

Beban Kerja PP

Heatmap & jadwal beban kerja

12–13

7

Status & Riwayat Catatan

Template catatan & alur status

14–15

8

FAQ & Tips Penting

Pertanyaan umum & hal perlu diingat

16–17

📘 Pendahuluan

Selamat Datang di E-Book Tutorial E-Purchasing

E-Book ini adalah panduan resmi untuk OPD dan Pejabat Pengadaan (PP) Kota Surakarta dalam menggunakan sistem E-Purchasing yang telah diperbarui.

📢

Sistem Baru v2.0: Dashboard didesain ulang. Fitur checklist review dokumen per-item (✅/❌) sudah dihapus — PP kini langsung update status keseluruhan pengajuan.

3

Langkah Pengajuan

3

Dokumen Wajib

7

Alur Status

✅

Panduan ini berlaku untuk semua OPD yang menggunakan metode E-Purchasing Katalog LKPP, Pengadaan Langsung, maupun Tender/Seleksi.

Bab 1

Alur Pengajuan E-Purchasing

Proses e-purchasing melibatkan dua pihak utama: OPD pengaju dan Pejabat Pengadaan (PP) di BPBJ.

1

OPD siapkan dokumen — KAK/Spektek sudah ttd Kepala Dinas, Kertas Kerja, Referensi Harga dari penyedia terdaftar e-Katalog

2

OPD login & isi form — 3 langkah: ① Data Instansi → ② Detail Paket → ③ Dokumen

3

PP terima notifikasi — pengajuan masuk ke dashboard PP yang bertugas

4

PP review & update status — wajib isi catatan (kecuali Diterima)

5

Dokumen Diterima → PP proses di ekatalog.lkpp.go.id

6

Selesai Pengadaan → OPD koordinasikan penerimaan & BAST

Alur Status

Perjalanan Status Pengajuan

Sedang Direviu — PP sedang memeriksa (1–3 hari kerja)

↓

Perlu Perbaikan — ada kekurangan → OPD upload revisi

↓

Revisi Dikirim — OPD sudah upload → PP review ulang

↓

Diterima — dokumen valid → PP lanjut e-Katalog

↓

Proses e-Purchasing — PP proses di ekatalog.lkpp.go.id

↓

Selesai Pengadaan — proses tuntas ✅

🚫

Ditolak — pengajuan tidak bisa dilanjutkan. OPD perlu buat pengajuan baru setelah koordinasi dengan PP.

💡

Catatan wajib diisi untuk semua status kecuali "Diterima". Tulis catatan yang spesifik dan jelas.

Bab 2

Dashboard Sistem Baru v2.0

🏛️ E-Purchasing BPBJ Surakarta

DINAS ABC ▼

24

Total

10

Selesai

8

Proses

4

Perbaikan

TGL

NAMA PAKET

STATUS

15 Mar

Pengadaan ATK

Selesai

18 Mar

Langganan SW

Proses

🆕

Baru di v2.0: Fitur checklist ✅/❌ per dokumen dihapus. PP langsung update status + tulis catatan keseluruhan.

Fitur Dashboard

Yang Bisa Dilakukan

Fitur	Siapa
➕ Pengajuan Baru — form popup 3 langkah	OPD & PP
👁️ Detail — riwayat catatan lengkap + dokumen	Semua
✏️ Update Progres — ganti status + isi catatan	PP saja
📤 Upload Revisi — saat status Perlu Perbaikan	OPD saja
Sort & Filter — klik header kolom, gunakan filter	Semua
⚙️ Settings — ganti password, info akun, logout	Semua

🧭 Navigasi Sidebar

🏠

Dashboard — ringkasan stat cards, top OPD, tabel terbaru

📋

Pengajuan Saya — daftar pengajuan khusus akun OPD

📅

Kalender Kerja — Kalender Bulanan + Jadwal Pengadaan

🌡️

Beban Kerja PP — heatmap tabel + calendar heatmap

Bab 3 — OPD

A1–A2. Login & Pengajuan Baru

🔑

Akun OPD: Hubungi Admin BPBJ atau Pejabat Pengadaan instansi Anda untuk mendapatkan username & password.

1

Klik "+ Pengajuan Baru" di dashboard atau sidebar

2

① Data Instansi: pilih nama OPD, isi No. WA pengaju (aktif), pilih jenis pengadaan

3

② Detail Paket: nama paket sesuai SIRUP, No. RUP valid, jumlah anggaran, tanggal mulai–akhir

4

③ Dokumen: upload KAK (wajib ttd Kepala Dinas), Kertas Kerja, Referensi Harga — maks 10 MB/file

5

Klik "Kirim Pengajuan" — data otomatis tersimpan ke sistem BPBJ & notifikasi ke PP

FORM PENGAJUAN E-PURCHASING BPBJ Kota Surakarta

① Data Instansi

② Detail Paket

③ Dokumen

Nama Paket *

Pengadaan ATK Dinas XYZ 2025

Nomor RUP *

12345678

Tutorial OPD

A3–A4. Pantau Status & Revisi

Status	Yang OPD Lakukan
● Sedang Direviu	Tunggu 1–3 hari kerja
● Perlu Perbaikan	Baca catatan PP → klik Upload Revisi
● Revisi Dikirim	Tunggu PP review ulang
● Ditolak	Buat Pengajuan Baru setelah koordinasi PP
● Diterima	Tunggu PP proses di e-Katalog
● Proses e-Purchasing	Pantau, siapkan penerimaan barang/jasa
● Selesai	Koordinasi penerimaan & BAST

📤

Upload Revisi: Buka detail pengajuan → klik tombol kuning "📤 Upload Revisi Dokumen" → upload file yang sudah diperbaiki → isi catatan revisi → kirim. Dokumen lama tidak ditimpa — tersimpan sebagai Revisi 1, Revisi 2, dst.

Bab 4 — Pejabat

B1–B2. Review & Update Status

🔑

Satu akun PP mengelola semua instansi yang ditugaskan. Tombol ✏️ Update Progres hanya muncul untuk pengajuan tanggung jawab Anda.

1

Klik 👁️ Detail pada baris pengajuan — lihat semua info, dokumen, riwayat catatan

2

Periksa KAK, Kertas Kerja, Referensi Harga — pastikan sesuai ketentuan & DPA

3

Verifikasi No. RUP di sirup.lkpp.go.id — nama, nilai, status harus valid

4

Klik ✏️ Update Progres — sistem hanya tampilkan pilihan status yang valid

5

Tulis Catatan yang spesifik — wajib kecuali status Diterima. Tidak bisa diedit setelah disimpan.

⚠️

Catatan otomatis tersimpan ke Riwayat Catatan dengan nomor urut + tanggal otomatis.

Tutorial Pejabat

Alur Status & Proses e-Katalog

Aturan Update Status:

Sedang Direviu → Perlu Perbaikan / Diterima / Ditolak

Perlu Perbaikan → tunggu OPD upload revisi (otomatis: Revisi Dikirim)

Revisi Dikirim → Perlu Perbaikan (lagi) / Diterima / Ditolak

Diterima → hanya bisa: Proses e-Purchasing

Proses e-Purchasing → Selesai Pengadaan

Ditolak / Selesai → tidak bisa update lagi

Proses di e-Katalog LKPP:

1

Update ke "Proses e-Purchasing" di dashboard sistem

2

Login ke ekatalog.lkpp.go.id sebagai Pejabat Pengadaan

3

Pilih penyedia → negosiasi → buat Surat Pesanan (SP)

4

Setelah SP diterima penyedia → update ke "Selesai Pengadaan"

Bab 5

Kalender Pengadaan

Menu Kalender Kerja punya dua tab: Kalender Bulanan (publik) dan Jadwal Pengadaan (PP/Admin saja).

Sen

Sel

Rab

Kam

Jum

Sab

Min

1

2

Pengad. ATK

3

4

Mebel BPPKAD

5

6

7

🛒 E-Purchasing 📋 Pengadaan Langsung 📊 Tender/Seleksi

📆

PP dapat klik "📆 Google Calendar" untuk inject jadwal ke Google Calendar dan kirim undangan ke email pejabat terkait.

Cara Membaca Kalender

Fitur Interaksi Kalender

Aksi	Hasil
Klik bar E-Purchasing	Buka detail pengajuan lengkap (akun PP)
Klik bar PL / Tender	Tabel tahap jadwal dari SPSE (nama tahap, tanggal mulai–selesai)
Klik "+N lainnya"	Popup daftar semua paket di hari itu → klik salah satu untuk detail

Cara Membaca Bar Kalender:

🎨

Warna bar = metode/status pengadaan (lihat legend)

🟡

Lingkaran kuning pada tanggal = hari ini

↔️

Bar menyambung otomatis antar hari — nama paket terbaca penuh

➕

Tombol "Tambah Jadwal" — input dari SPSE (PP/Admin saja)

💡

Gunakan filter OPD, Metode, Pejabat di toolbar atas kalender untuk mempersempit tampilan jadwal.

Bab 6

🌡️ Beban Kerja Pejabat Pengadaan

Fitur ini menggabungkan data Form E-Purchasing + KalenderKerja (PL & Tender) untuk menampilkan beban kerja setiap PP secara visual.

D1. Heatmap Beban Kerja (Tabel):

📊

Kolom: Paket Aktif, Total Paket, Beban Relatif

🟢

Bar hijau = beban ringan (sedikit paket)

🟡

Bar kuning = beban sedang / normal

🔴

Bar merah = beban padat (PP paling sibuk)

D2. Calendar Heatmap (GitHub-style):

Setiap kotak = 1 hari. Warna makin gelap = makin banyak paket aktif. Gunakan dropdown Pejabat untuk filter per PP.

Beban Kerja PP

D3. Jadwal Pengadaan Gantt

Gantt Chart menampilkan jadwal pengadaan per pejabat dalam tampilan timeline. Hanya tersedia untuk akun PP/Admin yang sudah login.

PAKET

1

7

14

21

28

Nanang H.

Pengadaan ATK

ATK Kantor

Langganan SW

💡

Gunakan filter Metode dan Dinas/PP untuk mempersempit tampilan. Klik bar untuk detail paket.

📅

Klik kotak tanggal di Calendar Heatmap untuk melihat daftar paket aktif pada hari tersebut — lengkap dengan badge metode.

Bab 7

Status & Riwayat Catatan

Setiap update status PP tersimpan otomatis ke Riwayat Catatan — tidak bisa diedit, ditambahkan terus secara berurutan.

Contoh Riwayat Catatan:

1. [12-03-2026 09:15 | Sedang Direviu] Pengajuan diterima, dokumen sedang diperiksa.

2. [13-03-2026 14:30 | Perlu Perbaikan] KAK belum ttd Kepala Dinas. Spektek tidak sesuai DPA pada item RAM (DPA: 16GB, KAK: 8GB).

3. [14-03-2026 10:00 | Diterima] Dok sudah diperbaiki, semua sesuai DPA.

4. [15-03-2026 08:45 | Proses e-Purchasing] Proses pembelian dimulai di e-Katalog LKPP.

📋

Catatan wajib diisi untuk semua status kecuali "Diterima". Nomor urut dan tanggal ditambahkan otomatis oleh sistem.

Template Catatan PP

Template per Status

Status	Template Catatan
Sedang Direviu	Pengajuan diterima, dokumen sedang review.
Perlu Perbaikan	KAK belum ttd Kepala Dinas. Spektek tidak sesuai DPA pada item [nama]. Mohon perbaiki & upload revisi.
Revisi Dikirim	Otomatis — saat OPD upload revisi.
Ditolak	Ditolak: [alasan jelas]. OPD perlu buat pengajuan baru setelah koordinasi.
Diterima	Tidak wajib. Opsional: Semua dokumen lengkap, sesuai DPA.
Proses e-Purchasing	Proses pembelian berjalan di e-Katalog. Estimasi selesai: [tgl].
Selesai	Proses e-Purchasing selesai.

✅

Catatan yang spesifik dan jelas membantu OPD memahami tindak lanjut yang diperlukan.

FAQ

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Q

Tidak bisa login?
Hubungi PP instansi Anda atau Admin BPBJ untuk mendapatkan / mereset akun.

Q

Instansi tidak ada di dropdown form?
Minta PP untuk mendaftarkan nama instansi ke dalam sistem terlebih dahulu.

Q

File gagal diupload?
Pastikan ukuran file ≤ 10 MB. Format yang diterima: PDF, Word, Excel, JPG, PNG.

Q

Berapa lama PP memproses pengajuan?
Umumnya 1–3 hari kerja. Hubungi PP via WA jika lebih dari 3 hari belum ada update.

Q

Tombol Upload Revisi tidak muncul?
Hanya muncul saat status Perlu Perbaikan dan Anda login sebagai akun OPD.

Q

Referensi Harga dari mana?
Dari penyedia yang terdaftar aktif di e-Katalog LKPP — screenshot harga atau surat penawaran.

Tips Penting

Hal yang Perlu Diingat

📝

Nama paket harus sama persis dengan yang ada di SIRUP

✍️

KAK wajib sudah ditandatangani Kepala Dinas

📱

Simpan nomor WA Pejabat Pengadaan instansi Anda

📅

Ajukan lebih awal agar ada waktu revisi jika dibutuhkan

✅

Cek dokumen bisa dibuka sebelum upload ke sistem

🔒

Jangan kunci/password file dokumen yang diupload

🛡️

Spektek harus sesuai nilai DPA instansi

🔄

Refresh dashboard berkala untuk status terbaru

⚠️

Perubahan v2.0: Checklist review dokumen per-item (✅ OK / ❌ Tolak) sudah dihapus. PP langsung update status keseluruhan pengajuan.

🏛️

Butuh bantuan teknis? Hubungi Tim BPBJ Kota Surakarta via WhatsApp resmi atau kunjungi kantor BPBJ.

🏛️

Terima Kasih!

E-Book Tutorial E-Purchasing ini diterbitkan oleh BPBJ Kota Surakarta untuk mendukung kelancaran proses pengadaan barang dan jasa daerah yang transparan, efisien, dan akuntabel.